Reglement for bruk av e-post og internett

Bruker-id og passord

• Som tilsett er du ansvarleg for all databruk basert på din bruker-ID, og at uvedkomande ikkje får tilgang til system og data via din PC. Når du ikkje sit ved arbeidsplassen, skal PCen vera låst.
• Bruker-ID og passord er personleg og skal haldast hemmeleg for andre. Ved byte av passord, skal du unngå å bruke eit passord som lett kan gjettas av andre (namn, fødselsdato etc) Ved mistanke om at andre har fått kjennskap til passordet ditt, skal det umiddelbart endrast.
• Det er ikkje tillate å nytte din Sør-Fron kommune bruker-ID og passord som identifikasjon mot eksterne system.

Privat bruk og eigedomsrett

• Sør-Fron kommune eig all e-post og alle dokument som er relatert til verksemda.
• Sør-Fron kommune sitt datautstyr og programvare, herunder også e-post, skal primært nyttast til jobbformål. Privat bruk skal begrensast og alltid skje i tråd med Sør-Fron kommune sitt reglement.
• Bruk i eigen næringsverksemd er ikkje tillate.
• Det er kun tillate å laste ned, lagre eller distibuere opphavsbeskytta materiale (bilete, musikk, video osb) som er relatert til jobben, og som Sør-Fron kommune, eller den tilsette har avtalefesta rett til å bruke. Dersom du mottek materiale som ikkje oppfyller desse vilkåra, skal du umiddelbart fjerne denne frå PCen din (inklusive tømme den elektroniske søppelkassa).
• E-postvedlegg som inneheld informasjon som ikkje er relatert til verksemda, programfiler eller ”underhaldningsfiler” skal slettast når dei blir oppdaga og skal ikkje sendast vidare eller lagrast.

Overvakning og innsynsrett

• For å sikre ein rask og profesjonell saksgang, har Sør-Fron kommune innsyn i, og tilgang til jobbrelatert e-post i den tilsette sin e-postboks. Slik tilgang kan vera naudsynt når den tilsette feks ikkje sjølv kan følge opp aktuell e-post grunna fråvær som ved sjukdom, ferie ol. Slikt innsyn og tilgang skal kun gjennomførast av person som har mynde til det.
• Sør-Fron kommune har til ei kvar tid rett til innsyn i alle jobbrelaterte dokument og alle jobbrelaterte e-post sendt til eller frå ei e-postadresse eller epostteneste i Sør-Fron kommune, så lenge dette innsynet er jobbmessig motivert. Eit døme er behov for tilgang til e-post ein tilsett har motteke under fråvær grunna sjukdom, ferie og lignende, og i tillegg når den tilsette sjølv ikkje kan følge opp aktuell e-post.
• Sør-Fron kommune har ikkje høve til innsyn i dokument eller e-post som opplagt eller i rimeleg grad kan antas å vera av privat eller ikkje jobbrelatert karakter.
• Overvaking eller innsyn i slik e-post kan likevel skje hvis dette er grunna i viktige sikkerheitshensyn, eller i andre svært spesielle tilfelle der omsynet til sikkerheit overstig omsynet til personvernet til den tilsette (Td ved grunngjeve mistanke om alvorleg kriminell aktivitet, uriktig distribusjon av gradert informasjon, brot på Sør-Fron kommune sitt reglement ) Slikt innsyn skal skje i overensstemmelse mellom den tilsette, næraste leiar og rådmannen.

Privat bruk

• E-post skal i hovudsak nyttast til arbeidsrelaterte formål.
• Sør-Fron kommune ynskjer som hovudregel ikkje at tilsette oppgjev si epostadresse på arbeid som kontaktadresse for private henvendelser.
• Privat e-post eller private ytringar og meiningar på internett skal ikkje innehalde tekst som kan knytast til, eller bli tillagt Sør-Fron kommune.
• All privat e-post skal den einskilde lagra i ei mappe som heiter ”Privat”

Konfidensialitet

• Den generelle teieplikta gjeld fullt ut også ved kommunikasjon gjennom e-post.
• Avsendar skal utvise aktsemd ved inntasting av mottakars e-postadresse, slik at informasjonen ikkje kjem til feil person.
• Vi skal ikkje omtale kollegaer, publikum, media eller andre eksterne partar i negative vendingar via noko medium, da dette strir mot gode etiske og moralske standarder, og kan setja både den tilsette og kommunen i eit dårleg ljos.

Sikkerheit og risiko

• E-post skal ikkje nyttast til å distribuere dokument som er ikkje offentlege eller som inneheld sensitive personopplysningar.
• Opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt i henhald til Offentlegloven skal ikkje sendast som e-post. Unnatak kan gjerast dersom personopplysningane blir anonymisert, slik at det ikkje er mogleg å knyte dei til enkeltpersonar. Dette gjeld både for sjølve e-posten og eventuelle vedlegg.
• Det skal ikkje sendast eller besvarast jobbrelatert e-post og vedlegg fra ei epostadresse  som ikkje tilhøyrer Sør-Fron kommune, korkje til interne eller eksterne mottakarar.
• Automatisk vidaresending av e-post til eksterne adresser, inklusive private epostadresser  er ikkje tillate.
• Automatisk vidaresending av e-post fra eksterne adresser, inklusive private epostadresser til eigen eller andre tilsette si e-postadresse i Sør-Fron kommune er ikke tillate.
• Bruk av andre tilsette sin e-postadresse for sending av e-post er ikkje tilate utan skriftleg samtykke.
• E-post skal ikkje brukast til ”kringkasting” eller ”annonsering” til store mottakargrupper. For slik meldingar kan intranettet brukast.
• For å unngå SPAM (uadressert, uønska e-post) skal du vera ytterst forsiktig med kvar du utleverer e-postadressa di. Hvis du mottek SPAM skal du ikkje svare. Dersom avsendar får bekreftelse på at e-postadressen er i aktiv bruk, vil det gjera den meir utsett for SPAM.
• E-post som verkar mistenkeleg skal ikkje åpnast, men umiddelbart slettast permanent.
• Du skal som hovudregel ikkje opne andres e-post. Mottek du ei melding som ikkje er til deg, skal du returnere den til avsendar og påføre at du mottok den ved ein feil. Deretter skal du slette meldinga du mottok permanent.
• Det er ikkje lov til å melda seg på utsendelseslister og nyheitsgrupper med mindre det har eit klart jobbrelatert formål.
• Aldri åpne vedlegg i e-post frå ukjent avsender, uten først å forsikre deg om at vedlegget ikkje har uønska innhald.
• Arbeidsrelatert e-post skal signerast i tråd med Sør-Fron kommune sin signaturstandard*
• Slå av PC-en etter arbeidet kvar dag. Dette sparer straum, og gjer den mindre utsett.

E-post som er saksrelatert

• E-post skal ikkje nyttast som eit dokumentarkiv. Framfor vedlegg, skal det nyttast lenker eller andre henvisingar til aktuell informasjon.
• All ferdigbehandla e-post skal slettast frå e-postboksen snarast råd.
• E-post til sentralt posttmottak åpnast av arkivet
• Dersom enkeltpersonar mottek e-post som inngår eller kan koma til å inngå i ei form for saksbehandling, skal e-posten umiddelbart vidaresendast til postmottaket og registrerast inn i saksbehandlarsystemet (Websak) av arkivet. Saksbehandlar kan om ynskjeleg , registrere/importere e-posten i Websak sjølv.
• Dersom du ikkje sjølv nyttar saksbehandlingssystemet (Websak), skal all inngåande e-post som er arkivverdig umiddelbart sendast vidare til arkivet (postmottak@sor-fron.kommune.no) enten elektronisk eller på papir. Skriv med merknad om kva sak det gjeld.

Støtande og diskriminerande infomasjon

• Det er ikkje tillate å skrive, abonnere på, lagre eller distribuere e-post med støtande, injurierande eller erotisk innhald. Dette inkluderer innhald og materiell knytt til rase, kjønn, alder, seksuell orientering, pornografi, religiøs eller politisk tru, nasjonalt opphav eller fysiske og psykiske hemmingar.
• Dersom du skulle motta slik informasjon, skal du umiddelbart fjerne dette permanent fra din PC.

E-postrutine ved tilsettes fravær

• Som tilsett må du sikre at motteke e-post også kan handsamast ved fravær over lengre tid. Dette skal gjerast ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar, med opplysningar om lengda på fraværet og adressa for kommunens postmottak. (postmottak@sor-fron.kommune.no)
• Ved langvarig fravær, i tilfelle der den tilsette er ute av stand til å kommunisere med arbeidsgjevar, eller når den tilsette har slutta, har overordna rett til innsyn i den delen av e-posten som er arbeidsrelatert.
• Ved fratreden skal den tilsette i samråd med sin overordna sørge for at arbeidsrelatert e-post som er ubehandla, blir overført til ansvarleg person for vidare oppfølging.
• Når ein tilsett har slutta går det umiddelbart ei melding frå personalkontoret til IKT-seksjonen, som sørger for at e-postadressa blir fjerna.

Vedtatt av kommunestyret 11.09.2008. Sak 044/08.