A. GRUNNLAGET FOR FLEKSITIDSORDNINGA.
1. Vilkår
1.1 Service i høve til innbyggjarane og besøkande må vera minst like god som om det ikkje var fleksitidsordning.
1.2 Alle arbeidstakarar som kjem inn under ordninga med fleksibel arbeidstid er underlagt registreringssystem for avrekning og kontroll av arbeidstida.
1.3 Personalet innan dei ymse etatar og avdelingar er solidarisk ansvarleg for at vedkomande kontor er bemanna i normalarbeidstida (jfr. pkt. 3.1 A).
2. Omfang
2.1 Den fleksible arbeidstida omfattar alle arbeidstakarane i kommunen sin administrasjon, som er løna av kommunen og som har fast tilsetting.
2.2 Kommunen sin administrasjon omfattar følgjande etatar:
SENTRALADMINISTRASJONEN
LEVEKÅRSETATEN
PLAN- OG UTVIKLINGSETATEN
I tillegg omfattast administrasjonen ved dei interkommunale selskapa:
MIDT-GUDBRANDSDAL LANDBRUKSKONTOR
MIDT-GUDBRANDSDAL PEDAGOGISK-PSYKOLOGISKE RÅDGJEVINGSTENESTE
3. Arbeidstid
3.1 Normalarbeidstida i Sør-Fron kommune er den til einkvar tid gjeldande arbeidstid, for tida frå kl. 0800 til 1530.
3.2 Kjernetid er frå kl. 0900 til 1400. I dette tidsrommet skal alle vera i teneste.
3.3 Ytre arbeidstid er frå kl. 0600 til 2200. Den einskilde arbeidstakar må sjølv passe på at arbeidsmiljølova sine bestemmelsar om arbeidstid blir fulgt.
3.4 Ekspedisjonstida er lik kjernetida.
4. Registrering
4.1 Kontroll med arbeidstida skal skje ved bruk av fleksisystemet som registrerer avvik frå normalarbeidstida. Saldoen blir vist på fleksisystemet til einkvar tid, anten som negativ eller positiv saldo i høve til ordinær arbeidstid.
4.2 Fråvær i tenestene skal registrerast ved særskild kodemarkering på fleksisystemet. Fråvær utanom tenesta må ikkje finne stad i kjernetida. Fråvær av pri-vate årsaker skal alltid leggjast fram for næraste leiar.
5. Avrekning
5.1 Avrekningsperioda er ein kalendermånad.
5.2 Plusstid på meir enn 30 timar kan ikkje overførast og vil bli sletta frå fleksisystemet. Minustid på meir enn 10 timar ved avrekningstidspunktet er ikkje tillate og vil medføre trekk i løn. Dette gjeld 100 % stilling, sjå punkt 8 B om deltidsstillingar.
6. Overtidsarbeid
6.1 Berre teneste innanfor den ytre arbeidstid frå kl. 0600 til kl. 2200 kan godskrivast som arbeidstid utan særskild godkjenning. Arbeid utanom den ytre arbeidstida kan godskrivast dersom næraste leiar godkjenner dette.
6.2 Pålagt overtid/møter ut over ordinær arbeidstid kan avspaserast time for time. Tillegg skrivast på eige skjema og leverast Personalkontoret gjennom etatsjef/avdelingsleiar.
7. Avspasering
7.1 Opptente plusstimar kan avspaserast med inntil 2 dagar kvar månad, eller kombinasjon av heile og halve dagar. Arbeidsdagane i påskeveka og romjula kan avspaserast i heilhet, men ikkje i tillegg til dei 2 dagane.
7.2 Avspasering av heil eller halv dag må på førehand avtalast med næraste leiar
7.3 Avspasering av pålagt overtid skjer etter avtale med den som pålegg overtida.
8. Fråvær
8.1 Fleksitid medfører at dei tilsette kan variere arbeidstida si frå dag til dag. Det er derfor ein føresetnad at private gjeremål blir lagt til tida utanom kjernetida. Legebesøk og liknande kan fråvikast i denne bestemmelsen dersom det ikkje er mogleg å få time utanom kjernetida.
8.2 Korttidsfråvær i kjernetida skal godkjennast av næraste leiar i det einskilde høve, jfr. "Permisjonsreglement".
9. Ekspedisjonstid
Ekspedisjonstida i kommunen er lik kjernetida, frå kl. 0900 - kl. 1400.
Ekspedering må så langt rå kunne utførast i heile normalarbeidstida.
10. Fullmakt
Rådmannen har fullmakt til å gjera nødvendige tilpasningar i ordlyd/innhald i ”Instruks for fleksitid”.
B. BRUKEN AV TIDBANK
1. Normal arbeidsdag
Dersom du kjem eller går i fleksitidsperioda er det tilstrekkeleg å registrere inn/ut utan å gi kode. Fleksisystemet reknar då ut avviket frå normalarbeidstid og legg til eller trekker frå avviket i din fleksisaldo.
2. Arbeid på kvardagar du normalt ikkje skal arbeide.
Denne koda gjeld personar som ikkje arbeider full tid. Uansett når du kjem vil maskina be om kode. Her skal du nytta kode Byttet dag, Overtid til avsp eller kode - Overtid.
3. Arbeid kvardagar utanom ytre arbeidstid, og på laur-, søn- og helgedagar.
Arbeid i denne tida skal avklarast med næraste leiar på førehand. Tida må registrerast på Overtid eller Overtid til avsp.
4. Arbeid i påska og i romjulsdagane.
Arbeidsdagane i påskeveka og i romjula kan avspaserast. Føresetnadene er at det er opparbeida nok tid på førehand, og at kontora er bemanna og kan gje tilfredstillande service til folk. Onsdag før påske sluttar arbeidsdagen kl. 1200, og det vil bli registrert automatisk i fleksimeteret.
5. Registrering av fråvær.
5.1. Kode - Sjukmelding
Denne koden skal berre brukast ved sjukdom, både sjukmelding og egenmelding. Når du ringer og varslar om sjukdom, vil sentralbord/sekretær sørgje for naudsynt registrering dersom du blir borte heile dagen. Hugs å levere eigenmelding dersom sjukdomsperioda er inntil 8 dagar og sjukmelding når sjukdomsperioda er meir enn 8 dagar.
5.2. Kode – Delvis sjukmeldt
Denne koden skal berre brukast ved sjukefråvær del av dag. Registrer koda når du går tidleg eller kjem seint i forbindelse med sjukdom, brukes og når du har gradert sjukmelding. Hugs å levere sjukmelding ved gradert sjukmeldt.
5.3. Kode – Sjukt barn
Denne koden skal berre brukast ved sjukt barn. Når du ringer og varslar vil sentralbord/sekretær sørgje for naudsynt registrering dersom du blir borte heile dagen.
Brukast og ved sjukt barn del av dag. Hugs å levere eigenmelding.
5.4. Kode - Ferie
I god tid før du ynskjar å avvikle ferie, skal du via fleksisystemet sende søknad om ferie til næraste leiar. Når ferie er innvilga, skal du nytte kode for ferie når du forlet arbeidsstaden siste gong før ferie eller registrere planlagt fråver.
5.5. Kode – Teneste og reisetid til avs.
På tenestereise over fleire dagar skal du stemple kode tenesteoppdrag når reisa tek til, evt. planlagt fråver og stemple inn ved tilbakekomst. Fråversdagane blir rekna som ordinære arbeidsdagar på 7½ time. Tidleg avreise den dagen reisa tek til kan leggjast til fleksisaldoen, og sein heimkost når reisa blir avslutta kan og leggjast til. Dette må klargjerast med næraste leiar. Bruk kode reisetid til avsp.
Dersom reisa tek ein dag (evt. med tidleg avreise og/eller sein tilbakekomst), kan du registrere inn på ordinær måte før avreise og ut ved tilbakekomst eller avslutta arbeidsdag. Eventuell kompensasjon for ekstra arbeidstid må avtalast med næraste leiar på vanleg måte.
Sjå elles "Reise- og kostgodtgjersle" og "Permisjonsreglement"
5.6. Kode - Permisjon med løn
Slik permisjon skal vera innvilga ihht. permisjonsreglement på førehand. Denne koden nyttar du når du kjem eller forlet arbeidsstaden etter vedtak om innvilga løna permisjon.
5.7. Kode - Permisjon utan løn.
Slik permisjon skal vera innvilga ihht. permisjonsreglement på førehand. Denne koden nyttar du når du kjem eller forlet arbeidsstaden etter vedtak om innvilga uløna permisjon.
5.8. Kode – Avspasering fleks
Denne koden nyttar du når du forlet arbeidsstaden før heil avspaserings dag. Avspaseringstida må vera avtala med næraste leiar.
5.9. Kode – Tid til fleks
Denne koden nyttar du når du kjem eller forlet arbeidsstaden i kjernetida og skal nytte av fleksitida. Avspaseringstida må vera avtala med næraste leiar.
5.10. Kode – Avspasering komp
Denne koden nyttar du når du kjem eller forlet arbeidsstaden i kjernetida og skal nytte av overtid til fleks, eller når du forlet arbeidsstaden før heil avspaseringsdag, når denne skal trekkas av overtid til fleks hvor tillegg er utbetalt.
Avspaseringstida må vera avtala med næraste leiar.
5.11 Kode – Fri påske/jul
Denne koden nyttar du når du forlet arbeidsstaden før heil(e) dag(ar) fri i forbindelse med avspasering i påske/jul.
Avspaseringstida må vera avtala med næraste leiar.
5.12. Kode - Foreldreperm
Slik permisjon skal vera innvilga iht. permisjonsreglement på førehand. Denne koden nyttar du når du kjem eller forlet arbeidsstaden etter vedtak om innvilga foreldrepermisjon.
6. Registrering av overtid og ekstraarbeid
6.1. Kode – Overtid bet.
Denne koden blir nytta berre når overtid er pålagt av næraste leiar, og når du skal ha utbetalt timelønn og overtidstillegg for overtidsarbeidet. Overtid kan ein berre nytte etter at normalarbeidstida er slutt og på laur-, søn-, høgtids- og helgedagar.
Når skal du ha utbetalt overtid, må du føre dette på timeliste som etter tilvisning sendes personalkontoret.
Har du fått pålagt overtid må du registrere koden for overtid på det tidspunktet overtida tek til. Dersom du såleis skal avvikle overtidsarbeidet umiddelbart etter arbeidstidas slutt ein vanleg arbeidsdag, må du foreta registrering av overtid så tett opp til kl. 1530 som mogleg.
6.1. Kode – Overtid til avsp.
Denne koden blir nytta berre når overtid er pålagt av næraste leiar og når time mot time skal avspaserast. Overtid kan ein berre nytte etter at normalarbeidstida er slutt og på laur-, søn-, høgtids- og helgedagar. I slike tilfeller skal du ha utbetalt overtidstillegget, og må føre dette på timeliste som etter tilvisning sendes personalkontoret.
Du registrere koden for overtid til avsp. på det tidspunktet overtida tek til. Dersom du såleis skal avvikle overtidsarbeidet umiddelbart etter arbeidstidas slutt ein vanleg arbeidsdag, må du foreta registrering av overtid så tett opp til kl. 1530 som mogleg. Saldo for overtid til avsp. Kjem på avsp.komp. Når timane avspaseras registrer avspas.komp
6.2. Kode - Byttet dag
Deltidstilsette som ønskjer å bytte arbeidsdag, må avtale dette med næraste leiar på forehand. Denne koden gjeld berre deltidstilsette, og skal bli nytta når dei har avtalt arbeid på dagar dei elles har fri.
7. Gløymt registrering
Dersom du gløymer å registrere inn når du kjem eller ut når du går om kvelden, vil du automatisk bli trekt i fleksitid.
8. Om opptening og overføring av fleksisaldo
Avrekning av fleksisaldo skjer kl. 2400 siste dag i kvar månad.
For tilsette i 100 % stilling gjeld:
- Fleksisaldo på inntil +30 timar blir automatisk overført til neste månad. Evt. timar meir enn 30 vil bli sletta.
- Negativ fleksisaldo på inntil -10 timar blir også automatisk overført til neste månad. Eventuelle minustimar meir enn -10 fører til automatisk trekk i løn.
For deltidstilsette i 80 % - 99 % stilling gjeld:
- Fleksisaldo på inntil +24 timar blir automatisk overført til neste månad. Evt. timar meir enn 24 vil bli sletta.
- Negativ fleksisaldo på inntil -8 timar blir også automatisk overført til neste månad. Eventuelle minustimar meir enn -8 fører til automatisk trekk i løn.
For deltidstilsette i 50 % - 79 % stilling gjeld:
- Fleksisaldo på inntil +15 timar blir automatisk overført til neste månad. Evt. timar meir enn 15 vil bli sletta.
- Negativ fleksisaldo på inntil -5 timar blir også automatisk overført til neste månad. Eventuelle minustimar meir enn -5 fører til automatisk trekk i løn.
9. Avspasering
Opptente plusstimar kan avspaserast med inntil 2 heile dagar eller inntil 4 halve dagar kvar månad. Dette gjeld og deltidstilsette. Det må på førehand avtalast med næraste leiar når heil eller halv dag skal avspaserast.
11. Registrering
Tilsette som blir omfatta av fleksitidsordninga får tilgang til fleksisystemet ved melding til personalavdelinga.
Vedteke av AMU den 30.11.2011. Saksnr. 009/11, med verknad frå 01.01.2012.